もう2年前になりますが、Todoリストを書く！という仕事の効率化に関する記事を書きました。
▼当時の記事はこちら▼
みなさん、ToDoリストは書いていますか？ 自分は朝の5分でToDoリストを書くようにしています。ToDoリストを書くことで、仕事の回し方がとても早くなります。
ToDoリストは、仕事をしている多くの人が大なり小なり実践しているのではないでしょうか？ やり方も、紙に書いたり、アプリで管理したりと、いろいろな方法があります。
自分も2年前は、ToDoリストの専用の枠（フォーマット）を作って書いていましたが、実は今はやっていません。
現在のルーティンはこんな感じです。
- 裏紙に、やることをとにかく書き出す
- 終わったところから斜線で消していく
- 新しいタスクが追加されたら、その都度書き足す
- 1日の終わりに、残っているToDoを新しい裏紙に書き写しておく
ちなみに、デジタルのToDoリストとしては「Google Keep」を利用しています。 こちらは仕事のタスク管理というよりも、授業のアイデアや読んだ本のメモなどを記録する「アイデアノート代わり」として使っています。
ノートPCからでも、スマホからでも、思いついた時にすぐ記録を残しておけるのでとても便利です。
ここまで自分なりにToDoリストを利用してきましたが、ふと「そもそもToDoリストを作る上での鉄則ってあるのかな？」という疑問が湧いてきました。
「もっと自分より使いこなしている人がいるはず！」
そう思うと、不思議と関連する本が目に飛び込んできますね。そこで出会ったのが、『リストマニアになろう! 理想の自分を手に入れる「書きだす」習慣』という本でした。
この本を参考にリスト作りの要諦を考えていこうと思います。
Todoリストの作り方「５つのステップ」
ToDoリストの作り方「5つのステップ」
ステップ1：ひたすら書き出す
目の前にないものは、たちまち忘れてしまいがちです。 よく「〇〇の仕事をするぞ」と思って職員室に来た途端、「さっき何しようと思ってたんだっけ……？」と引き返す（そして思い出す）ことってありませんか？
やるべきことが思い浮かんだら、すぐに書きましょう。そして、どんどん羅列していくのです。 「乱雑で大丈夫か？」と思うかもしれませんが、この時点では気にしなくて大丈夫。ただひたすらに書き出していきます。
ステップ2：リストを整理する
やらなければならないことが洗い出せたら、リストを整理します。 「仕事」「家庭」「アイデア」というように、種類別に分類（カテゴリー分け）するのです。
分類しないと、リストが雑多で長くなってしまい、タスクを消したときの達成感が薄れてしまいます。 そして整理したリストは、よく目に入る場所に置くのが鉄則です。仕事のリストは職場の机の上に、家庭のリストは冷蔵庫に貼っておく。このように、常に見える状態にしておきます。
ステップ3：優先順位をつける
種類別にリストを分類したら、締め切りや重要度に応じて優先順位をつけます。 こうすれば、脇道にそれず、「今すぐやるべきこと」にだけ集中できるようになります。
「簡単に終わるタスク」が他にあったとしても、それは今やるべき重要度の高いことではないかもしれません。「簡単だから」という理由だけで飛びつきたくなる気持ちをグッと抑え、優先すべきことに注力しましょう。
ステップ4：リストを書き直す
冒頭で「私は1日の終わりにToDoリストを書き直す」と述べましたが、急な予定の変更や割り込み仕事で、タスクの優先順位が変わることはよくあります。 1日の終わりには残っているタスクを見直し、優先順位をつけ直す。これによって、次の日のタスクが効率よく明確になります。
ステップ5：何度でも繰り返す
物事をやり遂げるには、必要なだけ、いくつでも項目を作ります。 リストは毎日作り直し、必要に応じて随時、追加の項目を付け加えていきましょう。 もしリストが雑然としてきたら、もう一度ステップ4のようにリストを綺麗に書き直します。
リストは作ったら終わりではない
よく、リストを作ってタスクが大量に洗い出されると、それだけで嫌になってしまうことがあります。
しかし、リストを作る目的は「気分を良くするため」です。 今、自分が何をするのかを明確にするために作っているのです。やることが明確になれば、あとは行動するしかありません。
また、人間は「リストの項目すべてを1日の中で終わらせなければならない」と思いがちですが、それは違います。 大事なのは、最適な量だけ働くことです。
物事をきちんと整理し、状況をすべて把握できていれば、「何をすべきか」「どれだけすべきか」が自然とわかるようになります。試行錯誤をするうちに、今自分がやるべき適切な量がわかるようになり、計画性も身についていくはずです。
リストをやり切るための6つの方法
1. とりあえず手をつける（タスクの細分化）
先ほど優先順位の話をしましたが、大きなタスクをそのまま書き込むと、何から始めればいいかわからなくなります。 例えば「企画書を作る」では、どこから手をつけていいか迷ってしまいますよね。
その場合はタスクを細分化して、「企画書の『趣旨』だけを書く」のように小さくしてみましょう。これだけで圧倒的に手がつけやすくなり、進捗を上げることができます。
2. 他人に任せる
ToDoリストに書くと、そのタスクを「すべて自分でやらなければならない」と思いがちですが、それは違います。自分でやるより、他の人に任せたほうがうまくいく場合もあります。 他人に任せられることは任せ、自分にしかできないことに邁進していきましょう。「〇〇さんに仕事を依頼する」というのも立派なタスクです。
3. 締め切りを設定する
いつまでにやらなければならないかが明確でなければ、人間はいつまでたっても行動しません。締め切りを設定することで優先順位がつき、効率よくタスクをこなすことができます。
また、「いつまでに終わらせる」だけでなく、「どれだけの時間で終わらせるか」を決めるのも大切です。 例えば「このタスクは30分以内に終わらせる」とタイマーをセットすることで、ダラダラせず、1つのタスクにかかる時間をギュッと抑えることができます。
これはいわゆる「ポモドーロ・テクニック」にも通じる考え方ですね。時間管理や集中力の保ち方については、ぜひこちらの過去記事も参考にしてみてください。
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4. 自分へのご褒美を設定する
人間、タスクばかりを淡々とこなしていても嫌になってしまう時があります。ときには自分へのご褒美を用意することが大事です。
「このタスクが終わったら、美味しいクッキーを食べる」 「あのタスクが終わったら、ちょっと外を散歩する」
このようにちょっとした楽しみを作ると、モチベーションを維持して頑張ることができます。 ポイントは、「スマホを見る」などのように、時間を忘れてダラダラしてしまうようなことをご褒美に選ばないことです。
5. リマインダーを設定する
物事を成し遂げるための秘訣は、一日のうちに何度もリストを見ることです。 スマートフォンのカレンダーやアプリのリマインダー機能を使って、何度もToDoリストを確認する習慣をつけましょう。とりあえず手をつける
先ほど優先順位の話をしましたが、大きなタスクを書き込むと何をすればいいかわからなくなります。
例えば、「企画書を作る」では、どこから手をつけていいかわかりませんよね。
その場合は、タスクを細分化して、「企画書の『趣旨』だけを書く」のように、タスクを細分化することで進捗を上げることができます。
小さなタスクを作り、手をつけていきましょう。
最後に
この記事を読んだら、まずは実際に、リストを書いてみましょう。
そして、リストが書けたら、実行していきましょう。
目の前の仕事を確実に行う。
その動きが、自分の成長につながります。
合わせて以下の記事もご覧ください！
参考文献
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