【iPad アプリ 書類整理】おすすめスキャンアプリ2選と使い分け

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iPadを使うと持ってる書類のペーパーレス化ができます。

これが便利で、職員会議のような厚い冊子をめくる必要がなくなりました。

書類のファイルで場所をとることもなくなり幸せです。

私はスキャンアプリを2つ使っています。

それぞれにメリットがあるので使い分けを紹介します。

スキャナーアプリとは

今まで、書籍や紙の書類をスキャンするためには、大きなスキャナーの機械が必要でした。

技術の進歩で、アプリとタブレットがあれば、簡単に書類を取り込めることができるようになったのです。

やり方は簡単。

読み込みたい書類を机の上において、カメラをかざすだけ。

簡単に電子データとして保存できます。

メリット

  • ペーパーレス化できる
  • 書類をしまい失くすことがなくなる
  • 書類の棚も空く

アプリによって、長所があるので場面に応じて使い分けると便利になります。

2つのアプリを紹介します。

「Evernote Scanable」,「Adobe Scan: OCR 付 スキャナーアプリ」

取り込んだ書類を別々に保存したいなら! 「Evernote Scanable」

Evernote Scannable

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こちらのアプリは読み込んだ書類データを「別々に」「写真」として保存をしてくれます。

例えば、職員会議の資料で、運動会の計画、懇談会の計画など、その他計画など、書類を見直すタイミングが違う場合。

運動会が終わったらデータを消す。

懇談会が終わったらデータを消す。

というように、個々に削除、整理をすることができます。

常にiPadの中身をきれいに保ちながら使うことができます。

反面、大量の書類を読み込みたい場合、データ数がとても多くなるので、iPadのギャラリー内がごちゃごちゃしていしまいます。

  • 取り込んだ書類を別々に保存できる
  • 画像データ(写真データ)で保存できる
  • 大量にデータを取り込む場合、データ数が多くなり整理が大変
  • 写真データでの管理なので、どこに必要な写真があるのか見つけづらい

取り込んだ書類をまとめて一つに保存したいなら!「Adobe Scan: OCR 付 スキャナーアプリ」

Adobe Scan: OCR 付 スキャナーアプリ

Adobe Scan: OCR 付 スキャナーアプリ

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「Evernote Scanable」のデメリットを補ってくれるのが、「Adobe Scan: OCR 付 スキャナーアプリ」です。

こちらは、取り込んだデータを画像形式ではなく、pdf形式で保存できます。

複数の取り込んだデータを1つのpdfファイルとして保存できるのです。

自分は職員会議の資料1回分を一気にまとめて取り込みたい場合こちらのアプリを使います。

50ページ以上ある資料を、1つのpdfで管理することができるようになります。

逆に、資料の一部だけいらなくなった場合は、個別に切り離して削除することができないのがデメリットです。

またiPadの場合、「フォルダ」アプリの中に入り、「ギャラリー」には保存されません。

データがあっちこっちしてしまいます。

  • 大量のデータを一つにまとめて保存できる(pdf形式)
  • pdfファイル内の文字を検索かけて、目的の情報を探し出すことができる
  • 取り込んだデータの一部だけ削除することができない。

使い分け

  • 週単位、月単位で更新される書類(予定表、週案など)⇒「Evernote Scanable」
  • 永年保存(年単位で保存しておきたいもの 職員会議資料など)⇒「Adobe Scan: OCR 付 スキャナーアプリ」

と思っておくと便利です。

まとめ

始めは「Adobe Scan: OCR 付 スキャナーアプリ」を最初使っていました。

ずっと持っておきたいファイルを残しておくには便利でしたが、探したいデータが得てきたときに、いちいちpdfを開かないといけないので大変でした。

何とかして解決できないかとと思って別のアプリを探したところ「Evernote Scanable」を見つけました。

写真なら、見つけたい写真までフリックしていけば見つけられるので、いちいちデータを開く必要がりません。

これで「Adobe Scan」の欠点を補うことができました。

同系統のアプリでも、微妙に仕様が違います。

使いづらい場合、それを補うアプリがないかなと探すと、世界が広がりますよ!

スーさん
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