学校では働き方改革を進めています。
その中でよく聞くのが、職員会議の要項のペーパーレス化。
これに対して、「紙のままのほうがいい！」という先生もいて、ペーパーレス化が進まないといったことも聞きます。
ペーパーレス化することで、印刷する手間がなくなるし、環境負荷も少なくなるし、良いことはたくさんありますね。
何よりも、特別な手間や機材を導入する必要もないので、取り掛かりやすいことでもあります。
手間という視点で、ペーパーレス化する効果を語られるのですが、ペーパーレス化することで起こる会議のメリット・デメリットなどは語られないことがほとんどです。
結局、ペーパーレス化することに反対する人は、要項をペーパーレスにすることで、会議ができなくなるのではないか？と不安があるのではないかなと思います。
もちろん「やってみよう！」と試験的に導入し慣らしていくことも大事ですが、紙がないことによるメリット・デメリットを考えたうえで実施すると、働き方改革を進める側としても、さらに説得力が出せます。
かの有名なコンサルタント会社「マッキンゼー」も、会議はペーパーレス化しています。
その思いを見ると、職員会議こそ、ペーパーレス化すべきだと思いました。
職員会議のペーパーレス化は、メリットしかないのです。
効率化の最前線のコンサルをしているマッキンゼーはなぜペーパーレス化するのでしょうか？
この本を参考に考え、職員会議のペーパーレス化を考えてみましょう。
なぜ職員会議をするのか
会議のペーパーレス化に当たっては、そもそも、「なぜ会議をするのか」を明確にしておかなければいけません。
それは、情報を共有し、どこに向かうべきかを明確にし、会議の出席者全員が同じ方向を向いてプロジェクトに当たれるようにすることです。
よく職員会議で、会議に書いてあることを一字一句読んでいく人はいないでしょうか？
そこで時間が経過して、情報の共有で会議が済んでしまうなんてこともあります。
だからこそ会議では、次のような設計が必要だと思うのです。
職員会議の設計
「いい努力」には、会議に先立ち、次の4点を明確にするべきだと書いてあります。
- ミーティングの目的
- 期待される成果
- そのためにどんな議論をするか
- その議論をするにはどのような資料や準備が必要か
-「いい努力」．（山梨浩一）．P147
職員会議で、議題に上がることは基本的には、行事の運営についてや、学校の安全計画などについてです。
①「ミーティングの目的」でいえば、それこそ明確で、行事の成功や、学校運営をするために行います。
この点においては、学校の職員会議では、改めて共有する必要はありません。
職員会議において、考えなければならないのは次からです。
②「期待される成果」、ここが一番大事です。
職員会議では「行事のねらい」が、「期待される成果」に当たると考えます。
行事によって、「生徒にどんな力をつけたいのか」そこが明確になっていないと、議論は深まりはしません。
また、提案者も、この「ねらい」を前年度踏襲で、自分が腹落ちせずに使っていると、提案性があったものではなくなるのです。
まずは、提案者が「ねらいが、行事に即したものになっているか常に見直し、改善をしていくべき」です。
「ねらい」を明確にすることで、行事の実際の中身とねらいのズレが出てきます。
そこを改善をして提案することで、よりよい行事になります。
⓷「そのためにどんな議論をするか」では、改善をしたところを議題にあげ、議論をすることでより会議の内容が深まっていくのである。
逆を言えば、変更するところがなければ、それこそ議題にする必要がない。
読んでおいてくださいでいいのです。
前年度いる職員は、昨年のイメージを持っているだろうし、今年度新しく着任した教員は、前任校の様子を思い出すか（だいたいは大きくイメージのズレはない）、大卒したての新人は、どれだけ聞いてもイメージが湧かないからです。
それならば早々に実行して、その中で議論を深めればいいのです。
ここまで言えば、④「その議論をするにはどのような資料や準備が必要か」は、どんな資料を用意すればいいかが見えてくるでしょう。
②、⓷を提案者がきっちり押さえておくことで、効率よく、効果的な議論が可能になります。
職員会議はなぜペーパーレス化しやすいか？
先ほど言ったように学校は「前年度いる職員は、昨年のイメージを持って」います。
また、「別の学校から赴任してきても、大きく行事のねらいは変わらない」し、大学卒業したての先生でも「文化祭は何をするか」は大体は知っているのです。
だから、職員会議の資料を端から端まで目を通す人は少ないでしょう。
それだったら、わざわざ何十ページある要項を紙に印刷して、配付する必要があるのでしょうかか？
それだったら、昨年度からの変更点を赤字ないし、蛍光ペンを引いておけば、読む人はその点に注目して、その改善点を実現できるのかと、必要な部分だけを読み始める。
そうすれば、すぐ資料は読み通せるのです。
みんなが行事の大まかなイメージを持ち、①である「職員会議の目的」が共有されている学校だからこそ、ペーパーレス化しても、大きな齟齬は出ません。
そういった視点で、職員に周知しペーパーレス化を進めるのはどうでしょうか？
最後に
今回は、働き方改革ではなく、「会議の意味」という視点で、ペーパーレス化することについて改めて深堀りをしてみました。
少なくとも自分が起案する会議については、今回書いたことを意識して起案するようにしているし、管理職の立場なら、今回書いた視点で、学校を引っ張っていきたいと考えています。
話はずれるが、働き方改革という名のもと、様々なことが簡便化・簡略化されています。
それは歓迎すべきことではあると思うが、危惧している面もあります。
簡便化・簡略化するあまり、それぞれの活動が形骸化していないかということです。
例えば授業研究。最近では、指導案を書かずに、授業公開するだけということも多くなりました。
ただ、公開する1時間の授業について昔ほど深く考えるという経験もなくなりました。
指導案を書いたことがないという教員もいるくらいです。
それって本当にいいのでしょうか？
教員として何が一番大切なのか？
そこを考えながら捨てるものは思い切って捨て、大切にするものは、より大切にして、学校現場が明るくなるような働き方改革をしていきたいと思っています。
それは、組織としても、個人としても。
皆さんの学校はどうですか？働き方改革の内容をぜひコメントで教えてください！
働き改革についての記事をほかにも書いています。合わせてごらんください！
ペーパーレス化するだけでも、いろいろ記事を書いていました。私がどう考えが変わったか、併せてごらんください。
参考文献
Audibleに入会すれば、「いい努力」を９９円で聞くことができます。
月額1500円ですが、30日は無料！
キャンペーン時なら、2ヶ月99円でAudible聞き放題です。
飽きたり気にいらなかったら、退会すればOK。お金はかかりません。
この本が気になったら、上記のリンクをクリックしていますぐ入会を！
Audibleに入会すれば、通勤中でも耳から学びを深めることができます！
コメント