iPadを使うと持ってる書類のペーパーレス化ができます。
これが便利で、職員会議のような厚い冊子をめくる必要がなくなりました。
書類のファイルで場所をとることもなくなり幸せです。
私はスキャンアプリを２つ使っています。
それぞれにメリットがあるので使い分けを紹介します。
スキャナーアプリとは
今まで、書籍や紙の書類をスキャンするためには、大きなスキャナーの機械が必要でした。
技術の進歩で、アプリとタブレットがあれば、簡単に書類を取り込めることができるようになったのです。
やり方は簡単。
読み込みたい書類を机の上において、カメラをかざすだけ。
簡単に電子データとして保存できます。
メリット
- ペーパーレス化できる
- 書類をしまい失くすことがなくなる
- 書類の棚も空く
アプリによって、長所があるので場面に応じて使い分けると便利になります。
２つのアプリを紹介します。
取り込んだ書類をPDFにまとめて一つに保存したいなら！「Adobe Scan: OCR 付 スキャナーアプリ」
「Evernote Scanable」のデメリットを補ってくれるのが、「Adobe Scan: OCR 付 スキャナーアプリ」です。
こちらは、取り込んだデータを画像形式ではなく、pdf形式で保存できます。
複数の取り込んだデータを１つのpdfファイルとして保存できるのです。
自分は職員会議の資料1回分を一つのファイルにして取り込みたい場合こちらのアプリを使います。
50ページ以上ある資料を、1つのpdfで管理することができるようになります。
読み込んだpdfをGoodnotes６で取りこめば、職員会議資料にペン入れをすることもできます。
Goodnotes6との相性は抜群です。
活用の仕方は、こちらの記事で紹介をしています。
逆に、資料の一部だけいらなくなった場合は、個別に切り離して削除することができないのがデメリットです。
またiPadの場合、「フォルダ」アプリの中に入り、「ギャラリー」には保存されません。
データがあっちこっちしてしまいますので注意です。
- 大量のデータを一つにまとめて保存できる（pdf形式）
- pdfファイル内の文字を検索かけて、目的の情報を探し出すことができる
- Goodnotes6との相性は抜群
- 取り込んだデータ(写真）の一部だけ削除することができない。
- 「ファイル」に保存されるので、写真でとったものとは区別していかなければならない
とりあえず何でもできる「Microsoft Lens」
とりあえず困ったら、このアプリです。
取り込みたい書類に合わせて、撮影モードが設定されていて、写真、名刺、ホワイトボードと場面に分けて保存をすることが可能です。
どんな時でもこれ一つあれば、対応することができるアプリです。
書類を一気に保存したいなら！ 「Evernote Scanable」
こちらのアプリは読み込んだ書類データを「連続して」「別々に」「写真」として保存をしてくれます。
普通のスキャンアプリだと、1枚撮ったら編集して、次のページを取って…という作業になります。
このアプリは、写真を取り込んで、取り込んで…最後に一覧で編集という作業になるので、まとめて保存したい時に便利です。
例えば、職員会議の資料で、運動会の計画、懇談会の計画など、その他計画など、書類を見直すタイミングが違う場合。
運動会が終わったらデータを消す。
懇談会が終わったらデータを消す。
というように、個々に削除、整理をすることができます。
常にiPadの中身をきれいに保ちながら使うことができます。
反面、大量の書類を読み込みたい場合、データ数がとても多くなるので、iPadのギャラリー内がごちゃごちゃしていしまいます。
2024年3月 Evernoteのアカウントを持っていないと使えなくなってしまいました。
何枚か取ると、課金画面がでてきて進めなくなってしまいます。
アカウントは増やすと面倒なので、残念です。
- 大量の書類を素早く編集できる
- 画像データ（写真データ）で保存できる
- 大量にデータを取り込む場合、データ数が多くなり整理が大変
- 写真データでの管理なので、どこに必要な写真があるのか見つけづらい
- Evernoteのアカウントが必要
使い分け
- 週単位、月単位で更新される書類（予定表、週案など）⇒「Evernote Scanable」
- 永年保存（年単位で保存しておきたいもの 職員会議資料など）⇒「Adobe Scan: OCR 付 スキャナーアプリ」
と思っておくと便利です。
まとめ
始めは「Adobe Scan: OCR 付 スキャナーアプリ」を最初使っていました。
ずっと持っておきたいファイルを残しておくには便利でしたが、探したいデータが得てきたときに、いちいちpdfを開かないといけないので大変でした。
何とかして解決できないかとと思って別のアプリを探したところ「Evernote Scanable」を見つけました。
写真なら、見つけたい写真までフリックしていけば見つけられるので、いちいちデータを開く必要がりません。
これで「Adobe Scan」の欠点を補うことができました。
同系統のアプリでも、微妙に仕様が違います。
使いづらい場合、それを補うアプリがないかなと探すと、世界が広がりますよ！
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