みなさん、ToDoリストは書いていますか？
自分は朝の５分でToDoリストを書くようにしています。
ToDoリストを書くことで、仕事の回し方がとても早くなります。
なぜ、ToDoリストを書くのか。メリットを紹介します。
その後、どんなToDoリストがいいのか。自分のやっている方法を紹介します。
ToDoリストのすごいメリット
1日の流れをシミュレーションできる
ToDoリストは、今日１日ですべき仕事、業務、タスクが列挙されたリストです。
ToDoリストを書き出すことで、今日の仕事の流れが頭の中でイメージできます。
これは、１日を終えたとき、やりきったと思えるようにする「成功のイメージトレーニング」です。
朝、３分でToDoリストを書き長あ、１日の仕事の流れを確認し、効率よく仕事が回るように設計する。
これをするかしないかで、仕事の効率が何倍も変わります。
集中力が途切れない
仕事を一つ終わらすたびに、机の脇にある書類の束を見渡して、「次はどの仕事を片付けようかな」と考えることはありませんか。
この瞬間に集中が途切れて、せっかく温まっている仕事モードが解除されてしまいます。
この集中力を戻すためには、何分もかかると言われています。
仕事を一つ終わらせるたびに集中力を０にするのは、とてももったいないですよね。
ToDoリストを使えば、「次はどの仕事にしようかな」なんて考えずに、「次はこれをやればいいのね。」とスムーズに次の仕事に移れます。
高い集中力のまま、次の仕事に移れます。
うっかりミスが少なくなる
仕事が立て込んでいると、会議の予定や、書類の提出の締め切りをうっかり忘れていたというミスが発生しやすくなります。
ToDoリストには、締切のある仕事、打ち合わせ、予定などを書き出して起きます。
ToDoリストを見て仕事をするクセをつければ、「うっかりミス」を限りなく少なくすることができるのです。
自分は、とにかく日付を覚えるのが苦手です。
来週に出張があったことは覚えているのですが、実際の日付と、記憶の日付は１日ずれていることが多々あります。
仕事の依頼や出張が入るたびにToDoリストに転記をすることで、うっかりをなくすようにしています。
ワーキングメモリが増える→仕事が効率化する
人間の脳はマルチタスクが苦手と言われています。
例えば、「電車の中で音楽を聞きながら、英単語を暗記している」子いますよね。
あれは、音楽を聞くという作業と暗記するという作業を（無意識にですが）同時にやっているわけです。
脳は、音楽を聞くことと、暗記する作業を切り替えながら同時に作業をすることになります。
これは、脳にとってすごく負担です。
当然効率も良くはありません。
人間に同時に処理できるタスクは同時に３つまでと言われています。
頭の中に、「今Aの仕事をしていて、Bの仕事は明日が締め切りで、Cが来週で…」といくつも予定や考えで頭を占拠してしまうと、脳は機能停止状態に陥ります。
そこでToDoリストです。
Aの仕事、Bの仕事、Cの仕事など頭の中にあることを紙に書き出すことで、脳の中から考え事を一度追い出すことができます。
そうすることで、脳のワーキングメモリ（働く部分）を増やせて、眼の前の仕事一つに全集中することができるようになります。
これによって仕事効率がアップするのです。
ToDoリストを作るうえでの３つの原則
ToDoリストは意味がないという人もいます。
自分が色々試してきた中で、失敗したこともありました。
失敗を考察しながら、ToDoリストを作るときに大切にしたい３つの原則をここで紹介したいと思います。
ToDoリストは紙に手書きで
ToDoリストは、紙で管理をしましょう。
スマホやタブレット上で管理することをおすすめする人もいますが、自分はだめでした。
なぜなら、スマホを触ったら最後、LINEを見たり、ニュースアプリをみたりと遊んでしまうからです。
せっかく集中力を高めたのに、リセットしてしまいます。
また、PCでToDoリストを作成して印刷してもいいですが、仕事が舞い込むたびにToDoリストのファイルを開くのは億劫です。
変更があったり、追加があったりした場合でも、ノータイムで更新できる紙のToDoリストを自分は作成しています。
机の上においておく
ToDoリストは机の上においておきます。
次の仕事に移るとき、ちらっとすぐ見れる場所においておくのがポイントです。
集中力をとぎらせずに次の仕事に移れるようにすることが、ToDoリストの最大のメリットであり、使う意味でした。
このメリットを最大に活かせるように、ToDoリストは机のすぐ見れる位置においておくようにしましょう。
終わったらペンで消す！
ToDoをこなしたら、ボールペンでズバッと仕事を消しましょう。
そうすることで、「やりきった」「ToDoが減った！」という達成感を味わえます。
ついでに、次の仕事も終わらせて、さらに「やりきった！」という気持ちを味わうぞ！という心構えもついてきます。
これを１日繰り返したらどうでしょうか？
１日のなかで何回も達成感を味わえ、すべてのToDoを終えたときのスッキリとした気持ちは格別です。
そうやって１日１日の自分の仕事に達成感を味わえるようにするのが大切です。
もし、残してしまったタスクがあったら、次の日のToDoリストのメモを残しておきましょう。
今日のToDoリストは捨てる！
１日が終わったら、ゴミ箱にToDoリストは捨てましょう。
捨てるという行為を通して、脳も今日の仕事や明日に残してしまった仕事について、一旦ゴミ箱に入れることができます。
つまり家まで仕事を引きづらないように気持ちを切り替えることができるわけです。
残してしまった仕事については、次の日のToDoリストにメモを残しておいて、次の日に落とさないようにしましょう。
ToDoリストの見本
先生という職業上、授業や、会議などがあって、まとまって事務仕事を取れる時間は、１０時から１時までは事務仕事のように固定して取ることはできません。
そこで、自分はやることだけを箇条書きにしたToDoリストを作成します。（赤字が手書きする部分と思ってください）
９月１０日毎日必ずやることは、毎日書くのが面倒なので、先にパソコンで打ち込んでおきます。
そして、赤字の部分を今日に合わせて書いておくのです。
ポイント 大きい仕事は細かく分けよう
自分が大切しているのは、大きな仕事もできる限り細かく分けて、１日でやりきれる量にすることです。
例えば、教育論文や所見を書くのは時間がかかります。
そこで、今日やることのところには「３人所見を書く」とか「教育論文の１章を書く」というふうに仕事を細かく分けるのです。
そして、予定の欄に最終締め切りを書いて、締切に間に合うように、少しずつ少しずつ仕事を進めるのです。
「40人の所見を2週間後までに書く！」とすると、どこから始めようと迷って、スタート切れないなんてことありませんか？
「1日4人の所見を書く！」だったら、20分ほどあればできそうですよね。
調子がいい日は、6人分所見が書けるかもしれません。
そうしたら、ご褒美で次の日は「３人所見を書く」にすればよいのです。自分も嬉しくなります。
こうやって毎日ハッピーに仕事ができると最高ですね。
最後に
今日はToDoリストのメリットと作り方を説明しました。
仕事の仕方によって、人それぞれに合ったToDoリストの型があると思います。
いちど試してみて、自分にあったToDoリストになるよう改善していってくださいね。
参考図書
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