皆さん仕事をコントロールしていますか？
つい残業してしまっているという方も多いのではないでしょうか？
任せられた仕事が遅くなる、締め切りに間に合わないとなると、仕事における信頼がなくなってしまいます。
仕事を先延ばしてしまうのは、二つ理由があります。
うまくコントロールして、快適な仕事生活を送りましょう！
一つの仕事をずるずるとやってしまう
先生の仕事上、やって終わりという仕事ではない場合も多いです。
例えば、「指導案」「生徒指導の仕方」などが代表的な仕事です。
「考えて」と言われると、次々にアイデアが思い浮かんだり、そうかと思えば、「全く思い付かず動けなくなってしまう」ということになりがちではないでしょうか？
そうなると、延々と時間を浪費してしまい、次の手順に進めなかったり、別の仕事が手につかなかったりします。
そうならないために、以下のようなことを意識してみましょう。
- 「考える」仕事を依頼される
- その考えを終わらせる「時間」と「目に見える行動」を決めて書き出す
ex：「30分で、指導案の例をインターネットで探し、アイデアを出す。本時の授業の流れをワードに書き出したら終了」 - 「目に見える行動」でいったん区切りをつける
ex：「ワードに本時の授業の流れを書く」
終わったら、「この件はこれでおしまい！」と自分に言い聞かせて、次に行きます。
時間を決めるのには訳があります。
いいアイデアというのは、一度アイデアをまとめてから思いつくものです。
一旦できるところまでやって、寝かせておくことで、あるとき仕事のいいアイデアが浮かびます。
ダラダラやるのではなく、時間を決めて、「一旦終わらせる」ようにしましょう。
仕事のやることは必ずメモを取る
一つ仕事が終わって、次は何しよう・・・。と考えていると時間は過ぎ去ってしまいます。
せっかく仕事の集中力が増してきたのに、途切れさせてしまうと、またエンジンをかけるのに一苦労です。
そうならないためにも、「メモを取って」仕事の抜け漏れがないようにしましょう。
また、仕事を覚えておける自信がある人も要注意。
「これくらいなら覚えていられる」、「後で書こう」という何となくやってしまって、忘れてしまう。
忘れてしまった仕事は、後から、「雪だるま式に仕事が増えて」返ってくるのが常です。
また、頭で仕事を覚えておくこと自体が、脳の作業スペースを圧迫します。
書き出すことで、脳の作業スペースをクリアにできるので、集中力を上げることにも繋がります。
仕事が増えてきたら「タスク管理」が大事
仕事をメモして書き出していくと、膨大になってきます。その整頓をすることが「タスク管理」になります。
タスク管理の目的は「与えられた仕事を確実にこなすこと」だけでなく、「不安をできるだけ取り除き、心をスッキリした状態にすること」でsy。
タスクを頭の中から追い出し、整理・更新していくことで、不安を軽くすることができます。
また、タスクを消化していくことで、心の余裕が生まれます。
以下のような形で「タスク管理」をしていきます。
- 「やらなきゃいけないこと」＝「タスク」を書き出す
- 完了までの手順を書き出す
- 手順ごとに「誰がその仕事をするのか」をはっきりさせる
- 完了までの各手順に締め切りを設定する
- 今やる作業だけを一覧にする
1「やらなきゃいけないこと」＝「タスク」を書き出す
これを書いておけば、「仕事を忘れても思い出す」ことができます。
例えば「修学旅行の計画をしてね」と言われたら、「修学旅行の計画」と書きます。
2 完了までの手順を書き出す
「修学旅行の計画」を完了させるために、必要な手順を書き出します。
わかる範囲で大丈夫です。作業を開始した後、追加で必要になった作業は順次書き出していきます。
もし、全くわからなくても、最初の1つ目の手順だけを書き出せばいいです。
それすらもわからなかったら、「去年、修学旅行の計画を立てた先生に何をすればいいのか聞く」と、情報収集することを最初の作業にしましょう。
何もわからないという状態から抜け出すことができます。
例
- 去年の資料の確認
- 昨年の先生に、話を聞いて、反省点や変更点を聞く
- 今年度ように、資料を書き換える
- 学年部で意見をもらう
- 旅行会社と打ち合わせ
- 起案をする（教頭に提出）
何をやるかがわかるので、見通しがもてて、心に余裕が出ています。
3 手順ごとに「誰がその仕事をするのか」をはっきりさせる
チームで仕事をする場合、仕事リストを作ると、全部自分でやらなきゃいけないのかとびっくりしてしまうことはないでしょうか。
けれど、案外、自分ですることは多くはないはずです。
自分が対応する作業は、「自分」。相手に頼む作業は「学年部、〇〇先生」という相手の名前。会議や打ち合わせなどをいつするのか決まっている作業は「スケジュール」と書きます。
例
- 去年の資料の確認（自分）
- 昨年の先生に、話を聞いて、反省点や変更点を聞く（自分）
- 旅行会社と打ち合わせ（スケジュール）
- 今年度用に、資料を書き換える（自分）
- 学年部で意見をもらう（学年部）
- 教頭に起案をする（自分）
自分が何をしなければいけないかが見える化できるので、安心して作業ができるようにようになります。
4 完了までの各作業の締切を設定する
仕事を振られた時点で、最終締め切りが決まります。
そこから逆方向に考えて、各作業のスケジュールを決めましょう。
例えば、4月30日までに、教頭に起案をするとなっていたら、皆さんはどうスケジュールを組むでしょうか？
「スケジュール」の日は動かせないので、最終締め切りと、スケジュールの日を書いた上で、それぞれの作業の締切日を決めていきます。
ちなみに、最終締め切りの3日前くらいを、メモ上では締め切りに設定する、もし間に合わないとなってもリカバリーが効きます。
例
- 去年の資料の確認（自分）４月15日
- 昨年の先生に、話を聞いて、反省点や変更点を聞く（自分） 4月15日
- 旅行会社と打ち合わせ（スケジュール） 4月18日
- 今年度ように、資料を書き換える（自分）4月20日
- 学年部で意見をもらう（学年部） 4月21日
- 教頭に起案をする（自分） 4月27日
- 最終締め切り 4月30日！！
5 今やる作業だけを一覧化
仕事は、「修学旅行の計画」だけではありません。複数同時並行で進める場合がほとんどでしょう。
そこで、もう一枚、「今やる作業」を一覧にします。
例：今やること
- 学級経営案の作成 4月12日
- 修学旅行の資料確認 4月15日
- 学習プリントの作成 4月13日
こうすることで、今やることが明確になり、何をすればいいのか「悩む時間」が激減します。
また、毎日「仕事を終わらせた」と達成感を持てるので、日々のやる気にも繋がります。
やることを明確にすることは、仕事をしていく上で大事です。こちらでも、「Todoを明確に」というテーマで記事を書いています。合わせてご覧ください。
Todoリストのテンプレを見たい方は、こちらの記事を参照してください。
回りくどいかもしれませんが、仕事を早く終わらせるには、「1 やらなきゃいけないこと」＝「タスク」を書き出す段階で、時間をかけることも大切です。周りの人から情報を集めると、仕事の見通しが立ちやすくなります。こちらもぜひご覧ください。
私の経験から
私はとてもせっかちです。
大体ミスした時は、たくさんの仕事があって、片っ端から、虫食い的に仕事をしてしまい、それぞれの仕事の進捗が曖昧になってしまう。結果、振り出しからまた仕事をする羽目になる。
何をすればいいかわからず、ずるずると先延ばしして、締め切りギリギリになって焦るということもありました。
そこで、今回の記事のようにタスク管理をしたところ、「今やるべきことが明確になり」無駄が少なくなりました。
そのうち、メモを書き出さなくても見通しを持てるようになり、タスク管理の「5 今やる作業だけを一覧化」だけを1枚にまとめて仕事をできるようになり、さらに仕事スピードが上がりました。
仕事管理は、「スキル」です。練習すれば誰でもうまくなります。
まずは、1日でいいから試してみてください。きっと良い方向に向かいます。
最後に
仕事を確実にこなすことは、信頼関係を結ぶことにつながります。
丁寧な仕事は大事ですが、個人的には、拙速に（拙くても、早く）仕事をして、ある程度完成形を作った後、ブラッシュアップさせていくことをお勧めします。
仮にタイムアップを迎えても、全く仕事が形になっていないという失敗がなくなるからです。
拙速は巧遅に勝る（せっそくはこうちにまさる）
たとえ結果が拙くても早く動くほうが、よく考えられた遅い行動よりも良い結果をもたらす。
-中国の兵法書「孫子」の格言
参考文献・参考HP
参考文献
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