よく夏休みの宿題はギリギリにやる！
締切近くならないと、仕事ができません！
そうやって、危機感が出ると仕事に集中できるというタイプの人がいます。
それって本当に効率がいいのでしょうか？
「夏休みの宿題も仕事でも、計画的に進めましょう」と必ず言われます。
どっちが効率がいいのでしょうか？
マッキンゼーで仕事をしてきた人の働き方を見本にして考えてみましょう。
締切ギリギリは、ミスが許されない
締切ギリギリになると集中力が出る。
これは、実は本当です。
締切がギリギリ→アドレナリンが出る→集中力が上がる
といった変化が体に起こります。
いわゆる「火事場の馬鹿力」が発揮されるのです。
普通に仕事をする時よりも、作業量が上がるのは確かです。
火事場の馬鹿力のような土壇場に強い力は確かに必要でしょう。
トラブルが起きた時、その場で処理しなければいけないと場合、この力は発揮します。
ただ1週間先、１カ月先が締め切りの日常の業務ではどうでしょうか。
もし、他のAさんに資料をもらわないと仕事が進まないと言った場合。
もし、レンタカーを取らないといけないと言った時。
相手が1日不在だったり、レンタカーがすでに他に抑えられていて借りられない。
そんなことになったら、一発アウトです。
他人の力が必要な時、余裕がない場合、詰んだ状態になります。
前倒しして仕事をするための5つのポイント
仕事を前倒しするポイントは以下の通りです
- 情報共有を最初にする
- 大きな方向性を最初に検討する
- 面倒くさいことを最初にやる
- 心理的に負担がかかることを最初にやる
- 初期段階で人を巻き込む
ー「いい努力」（山梨広一）P69～P73
一つずつ見ていきましょう。
情報共有を先にする
そのプロジェクトを遂行するにあたって、何が必要か、誰に頼むか、そんなことが見えてなければプロジェクトを前に進めることはできません。
まずは、「必要な人に声をかけ、こんな仕事があるので一緒にお願いします。」と声をかけておくことが必要です。
情報共有をすることで、プロジェクトを進めるための、必要なヒントを得ることもできるかもしれません。
大きな方向性を最初に検討する
以前、全体像を早く的確に把握しようという記事を書きました。
プロジェクトを進める自分が、何をすべきかがわかっていないと、無駄な仕事が多くなります。
これは、一緒に仕事を進める仲間への信頼を裏切ることにもなります。
今から進めるプロジェクトの方向性を決めて、その中で何をすべきかTodo化していく。そして仕事を割り振る。
そうやっていけば、それぞれの負担は最小限に、そして、何をすべきかがはっきりして、仕事が停滞することは少なくなります。
逆に、やるべきことがわかっているのに、プロジェクトが前に進まない場合やは方向性ともう一度照らし合わせてみましょう。
ねらいかTodoかのどちらかが間違っているはずなので、その都度、軌道修正を図っていけばいいのです。
節目節目に見直すことが大切になります。
面倒くさいことを先にやる
皆さんは、嫌いな食べ物は先に食べる派でしょうか？後に食べる派でしょうか？
どちらの人でもそれなりに理由があると思いますが、仕事で言えば、嫌な仕事こそ先に食べるべきです。
嫌なことほど、人間はやりたくありません。
そこが壁になって、ずるずる仕事に取りかかれなくなるのです。
データを打ち込むのが面倒なら、それを最初にやる。
分析を最初にしなければいけないなら、それを最初にやる。
そうやって、嫌なことを先にやることで、後は、気が楽な仕事が残っていき、仕事が進んでいきやすくなります。
心理的に負担がかかることを先にやる
仕事の話は先ほどしましたが、仕事をスムーズに進めるにあたって根回しも大切です。
例えば、厳しいAさんと柔軟なBさんがいた場合、どちらから根回しをするでしょうか。
Bさんだと、こちらの提案を全て「いいよー。」と気持ちよく送り出してくれそうです。
対して、Aさんだと、しっかりプロジェクトの内容を詰めることになります。
Bさんに話を通してからAさんのところに行った場合、Aさんの所で変わった内容を、Bさんに確認を取りに行く必要が出てきます。
それなら、先にAさんに根回しをしておいて、Bさんの方が無駄がないでしょう。
心理的にBさんのところでOKをもらってから、Aさんのところに行きたくなるのはよくわかります。
ただ、厳しいところほど先に行って、心理的に楽なところは後に回していくほうが無駄がないのです。
初期段階で人を巻き込む
よくあるのが、プロジェクトがヤバくなると、多くの人を巻き込んで進めていく。そんなことってありませんか？
自分の経験だと、文化祭の1週間前になっても掲示物が完成していないということがありました。
そこで、他学年の先生も含め、5人の先生に入ってもらって、なんとか文化祭当日に掲示を間に合わせるといったことがありました。
後日、職場体験のまとめとして、同じような掲示を作りました。
そこで、文化祭のようにしまいと、3人の担任でやることを先に確認して、生徒にやらせたところ、なんと３時間で同程度の掲示ができました。
生徒が何をすればいいかわかっていたというのもあると思いますが、先生たちがどこをポイントに生徒に指導をすればいいかということを共有していたので、前よりも人員は少なく、時間も短く、効率的な指導ができたのです。
どんなスケジュールで、どんなことを、どんな手順で進めていけばいいかを最初に共有したことで、途中途中で頼むよりもはるかに効率がいいし、得られる情報や協力の効果が上昇します。
人への頼り方についても、記事があります。合わせてごらんください。
面倒でも「チームプレー」を心がける
先生は1人で担任をしていくので、チームプレーという言葉は馴染みがないかもしれないけれど、チームプレーをした方が確実に大きな成果が出せます。
どうしても、1人で仕事をすると、偏りが出てきます。
仕事への見方であったり、仕事の得意分野であったり、みんな画一的ではありません。
例えば、私は、会計処理はめちゃくちゃ得意で早い。エクセルやワードなどでの資料作成も早いです。
また、子どもに声かけをして、どんどん作業を進めさせることが私はできます。
反面、子どもに書かせるといいワークシートを作るとか、予定を立てさせること、生徒の成果物を残しておくということは苦手です。
そこで、副担任の先生とうまく仕事をわけてやっています。
例えば文化祭の準備。
先ほども書いたように、子どもだって何をやるかスケジュールを立ててグループごと共有させておくことは大事です。
ただ、自分はワークシートを作るのが億劫で、話し合いだけでやらせていました。
そこで、子どもの中で言った言わないというトラブルが出てきました。
そこで副担任の先生が作ってくれたワークシートを使いました。
そうしたら、先ほどのトラブルは起こりません。
作業をしているときは、生徒の様子を見極めて、足りないところを私がアドバイスしていく。
そうやって得意な面を生かした分担をすることで、仕事がぐんと早く回るようになりました。
最初の情報共有とか、相手の時間をもらって申し訳ないと思うこともあるかもしれません。
最初にチームでやると決め、声をかけて、準備で時間をかけておけば、後の作業は何倍のスピードにもなるのです。
みんな違ってみんないい。
得意を活かして、ゴールに向かって最短距離になるようにパスを繋いでいきましょう。
最後に
今回は、仕事の無駄をなくすコツについて、まとめてみました。
- 情報共有を最初にする
- 大きな方向性を最初に検討する
- 面倒くさいことを最初にやる
- 心理的に負担がかかることを最初にやる
- 初期段階で人を巻き込む
これは、自分が仕事のリーダーとして進めるときでも、サブとして進めるときでも、どちらでも意識しておきたいことです。
いろいろ試してみて、自分のものにぜひしていきましょう！
働き方について、いろいろ記事を作っています。合わせてごらんください。
参考文献
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