仕事を進めていくうえで、全体像を把握することはとても大切です。
そのために、本格的に仕事にとりかかる前に「毎日５分」情報を集めようと以前提案しました。
どんな情報を、どれだけ集めればいいかを、上記の記事ではまとめきれませんでした。
今日は、「集める情報そのもの」についてお話をしたいと思います。
必要な情報
まず、仕事を進めるための情報には、どんな要素が必要でしょうか？
３つ必要だと私は考えます。
- 目的
- 境界条件
- 課題
何のために、どの範囲で何を考えるのかを明確にしておくことで、仕事の無駄は格段に減ります。
それぞれの仕事の目的なんてわかりきっているなんて思うかもしれません。
学校現場だったら、学校行事の「ねらい」に当てはまる部分です。
ここがぶれると、全体の活動もぶれていきます。
目的をはっきりさせることはとても大事です。
目的がはっきりしたら、どこまで自分の権限で変えていくかを確認します。
極論、「運動会をやめましょう！」なんてことはできないのです。
自分の権限でできる範囲を見極めましょう。
そうして、そのなかで変えていくことのできる課題を見つけ、改善をしていくのです。
この3つがあいまいだと、何をすべきかが全く分からなくなってしまいます。
情報から「判断」できるようにしよう
情報を集めたら、プロジェクトを進めるために、何が必要か、だれに声をかけるのか、判断できるようにしていかなければなりません。
判断できるようにするために、以下のようなステップが必要になります。
- 情報を集める
- 情報から意味合いを読み取り、洞察する
- 自分、あるいは自分たちなりの仮説を立てる
- 仮説を検証・精査する
- 自分の判断をアウトプットする
情報を集める
以前の記事では、いろんな先生に話を聞きまくろうという話をしました。
いろんな先生に一気に話を聞くのは大変なので、毎日５分情報収集をしようという話でした。
ただ、それだと闇雲に情報だけが集まるといった危険も出てきます。
検討する課題に関係する情報の種類や広がりを網羅的におさえることで、効率的に情報を収集・取捨選択できます。
学校の大体の内容は「生徒が動くこと」「教師が動くこと」「生徒・教師それぞれが動いて、出てくる不具合」
この３つを情報として集めます。
この3つのフレームワークを覚えておくことで、情報を効率的に集め、整理することができます。
企業だと、顧客や市場、競合他社のことを気にしてプランを立てていきますが、学校では、自分の学校内だけの注視していれば十分です。
情報から意味合いを読み取り、洞察する
だいたい、「生徒が動くこと」「教師が動くこと」「生徒・教師それぞれが動いて、出てくる不具合」を考えるときには、昨年の様子を確認することになります。
職員会議の要項、実際に動いているときの写真、事後の反省。
昨年実際にいた先生の経験談。
そんな情報を集めて、その内容をトレースします。
事前に問題点がわかっていれば、なぜそんなことが起こったのか洞察をします。
進め方についても、どうしてこんな進め方をしたのか。
そんな風にして、昨年の様子を頭の中に描いていくのです。
自分、あるいは自分たちなりの仮説を立てる
ここまでこれば、どこかに課題が出てきます。
もしかしたら、先生の話や事後の反省の中に課題が書いてあり、その課題をどう解決するかになっているだけかもしれません。
そこで、どうすればうまくいくか、自分ないし、チームのメンバーと仮説を立てて、改善したものを実行に移していきます。
仮説を検証・精査する、自分の判断をアウトプットする
最期は実際に実行をして、検証する。
そして、うまくいった、うまくいかなかったかを精査して、今後のために残していおけばいいのです。
情報は７割集めればOK
ただ、完璧に情報を集めることはできません。
不確定な部分、想像で補う部分もでてくるでしょう。
完璧に情報を集めてから動くと考えると、結局何もできなくなってしまいます。
情報収集には際限がないので、情報収集するだけで仕事をしている気になってしまう部分があります。
実際に動き出せるなという踏ん切りがついたら、情報収集から実際に動くフェーズに入っていく合図です。
実際にやりながら、不具合を繕っていく感覚も身につけましょう。
最後に
今回は、情報の集め方にテーマを絞って、記事を書きました。
仕事を進めるうえで、情報は命です。
今までの経験や記録に頼らないほうがいい！という人もいますが、情報をきちんと集め、改善していく。
この姿勢は絶対必要です。
そうしないと、やらないでいい仕事、無駄な仕事が積み重なっていくこともあります。
情報をきちんとあつめ、適切に運用して、効率のいい仕事をしていきましょう。
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参考文献
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