前回は、Wi-fiのパスワードを忘れたときの対処法について記事にしました。
今回は、パソコンに保存しているファイルの整理の方法について記事にします。
皆さん、パソコンのファイルって整頓されていますか？
デスクトップ上にExcel、PDF、Wordなどなど、たくさん貼り付けて、データがごちゃ混ぜになっていることはないでしょうか？
部屋にものが散乱していると、見つけるのに時間がかかるのと一緒で、データも散らかっていると、探すだけで時間が瞬く間に過ぎて行きます。
そうならないために、「各ファイル・フォルダの名前の付け方」に一工夫を加えるのがポイントです。
パソコンの「ファイルの整理術」を見ていきましょう。
なんで、デスクトップ画面が散らかるの？
仕事のデータで毎日何十個もフォルダ・ファイルがメールに添付されて舞い込んできます。
それを整理できないのは以下のような原因が考えられます。
- 仮置き場として使ってしまう
デスクトップはすぐにアクセスできる場所なので、「あとで整理しよう」という気持ちで一時的に置いておく人が多いです。ただ、その「あとで」がいつまでも来ないことも…。 - 整理の時間や習慣がない
忙しい生活を送っていると、ファイルを整理する時間を確保できないこともあります。また、デスクトップ整理を定期的に行う習慣がない場合、自然と散らかっていきます。 - フォルダや分類が面倒
ファイルをフォルダ分けするのが手間に感じる方もいます。一つひとつ考えて分類するよりも、デスクトップに置くほうが楽に思えるのです。 - 視覚的な安心感
必要なものが「見える化」されていると安心感を得られる人もいます。ファイルがデスクトップ上に並んでいると、すぐに確認できる気がして安心なのです。 - 使い方のスタイル
デジタルツールやPCに対する経験やスタイルが影響することもあります。特にシステム管理に慣れていない場合、効率的なファイル管理を学ぶ機会が少ないことがあります。
心当たりありませんか？
そこで、ファイルを整理するコツをお伝えします。
ファイルを整理するコツ
ダウンロードしたものを一括管理するフォルダを作る
まずは、デスクトップにどんどん無造作に、ファイルを置くことをやめるようにしましょう。
そして、仕事用のファイルを保存するフォルダを作成します。
ここに、仕事で舞い込んできたファイルを全て格納するようにします。
ただ、来たファイルを放り込むだけでは、結局一緒です。
フォルダーを使ってうまく仕分けすることが大事です。
フォルダー名、データの名前の付け方を工夫する
フォルダーの記名法
「01＿データ」「02＿授業記録」「03＿指導案」のように、「数字＋ジャンル」の組み合わせにしましょう。
自動的に若い番号順にフォルダーが並ぶので、並べ替えの手間が省けます。
イメージとしてはこんな感じ。
ファイル名の記名法
ファイル名は「20250313＿数学指導案」のように、「日付＋内容」の組み合わせが便利です。
例えば、ファイルを探すときに、「2025年の3月くらいに使ったよな・・・」と思えば、検索窓で「202503」と打てば、その時期のファイルが探せます。
名前からではなく、日付でヒットするのが強みになります。
また、よく一つのファイルを「数学指導案」「数学指導案（改訂）」「数学指導案（最終）」と更新したものを一つに格納して、結局どれが完成ファイルなのかわからなくなることがよくあります。
それでも「20250312＿数学指導案」「20250317＿数学指導案」と日付で管理すれば、どれが最後に更新したファイルか間違えようがなくなります。
このように「日付＋内容」で管理するようにしましょう。
こんな感じですね。日付の最新が、一番新しいので、すぐ見つけられます。
最後に
今回は、フォルダー・ファイルの名前を工夫して整理することを説明しました。
私の自治体は、自治体内どの学校でも、同じフォルダー構造に統一するように事務員さんが掛け合ってくれました。
そうすることで、どこにどのファイルがあるのか、新しく来た先生でも、欲しいファイルがどこにあるかわからない！ということがなくなるようになりましたた。
別の自治体の先生に聞くと、「教員がみんなで共有するフォルダーは雑然としていて目当てのファイルが全く見つからない。探すのがめんどくさくて、1から作った。」ということも聞きました。
去年のファイルがあれば、10分の1の時間で仕事が終わるのに・・・。
もったいないですよね。
フォルダーの整理は、時短の基本です。
身の回りだけでなく、PCの整理もできるようにしましょう！
Code with obviously no bugs is immensely better than code with no obvious bugs.
明らかにバグが無いコードの方が明らかなバグが無いコードより遥かにいい。
ープログラミングの名言より
合わせて、こんな記事も公開しています。合わせて御覧ください。
次は、マウスの設定を変えることで、さらにPCを使いやすくしていきましょう。こちらの記事を御覧ください。
参考文献・参考HP
参考文献
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